Листи-нагадування
17921
Ділова мова
Листи-нагадування, як і відмови, належать до неприємних і психологічно важких моментів ділового листування. Зміст листа, звичайно, буде залежати від конкретних умов співпраці партнерів — від делікатного нагадування до категоричної вимоги чи, навіть, судового позову, але в будь-якому випадку краще, коли неприємне для обох і сторін нагадування буде по можливості доброзичливим і залишати можливість подальшої співпраці.
Наприклад:
Шановний пане __________________________
Гадаю, що ви мали змогу пересвідчитися в тому, що один з основних принципів роботи нашої компанії — цінувати своїх клієнтів. До вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж ______ років нашої співпраці в нас не виникало серйозних непорозумінь.
Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що ви вчасно не сплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи може й не простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.
Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати вас з цього приводу.
Залишаємось з повагою_________
(підпис)
Р. S. Щоб вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо також копії рахунків, термін оплати яких закінчився ___________.
Лист-нагадування може бути жорсткішим:
Вважаємо своїм обов’язком ще раз нагадати вам про борг, термін сплати якого закінчився ще _____. Досі ми точно виконували свою частину зобов’язань, передбачених угодою. Однак з огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів. Дуже шкода, але ми не лише не можемо прийняти
від вас нові замовлення, але й тимчасово припиняємо роботи з виконання попередніх. Запевняємо: якщо протягом __________ ви погасите заборгованість, усі ваші замовлення будуть виконані вчасно, а ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.
Повірте, нам дуже шкода, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.
Чекаємо вашої відповіді.
З щирою повагою___________
(підпис)
Уявіть, що всі делікатні нагадування та категоричні вимоги не дали жодних наслідків, і ви вирішили звернутись до суду або розірвати контракт. Повідомте про це, але постарайтесь, щоб тон і стиль листа остаточно переконали адресата в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:
Шановний___________________!
Змушений ще раз нагадати Вам, що Ваша заборгованість нашій фірмі дуже велика й складає на сьогодні__________. Враховуючи, що Ви були нашим клієнтом протягом ____________, ми намагалися зберегти нашу співпрацю й неодноразово нагадували про необхідність погасити борг, пропонуючи вигідні для Вас умови його погашення. Незважаючи на те, що Ваш борг продовжував зростати, ми на Ваше прохання двічі надавали Вам відстрочку, продовжуючи при цьому виконувати всі Ваші замовлення. Згодом ми змушені були тимчасово закрити Ваш рахунок, однак і після цього борг не було погашено. Погодьтесь, ми завжди намагалися зрозуміти Ваші проблеми, незважаючи на те, що реальних спроб вирішити це питання з Вашого боку не було.
На сьогодні, однак, Ваша заборгованість досягла_______ , а термін сплати закінчився ще _______. Ми не можемо більше поступатися інтересами фірми й змушені подати позов до суду. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї однаково неприємної для обох сторін ситуації. Сподіваємось, що Ви правильно зрозумієте нас.
З повагою___________
(підпис)
Зразок листа, в якому повідомляється про намір розірвати контракт:
Шановні панове!
Вибачте, що знову турбуємо вас, але ми не отримали жодної відповіді на наш лист від _____ . Упродовж ________ нашої співпраці ми намагались чітко дотримуватись угоди, вчасно і якісно виконувати всі ваші замовлення. На жаль, ми не бачимо відповідного дотримання зобов’язань з вашого боку й прикро вражені тим, що ваша компанія виявила таке недбале ставлення до справи. Адже, незважаючи на всі вжиті нами заходи, ви продовжуєте нехтувати своїми зобов’язаннями за контрактом_______ , що поставило під загрозу виконання нами своїх зобов’язань перед іншими партнерами.
З огляду на ситуацію, що склалася на даний момент, змушені попередити вас про свій намір розірвати контракт. У зв’язку з цим просимо прислати свого представника для виконання необхідної процедури.
Дуже шкода, що наше багатообіцяюче партнерство виявилося невдалим.
З повагою____________
(підпис)
У листах-нагадуваннях часто вживаються такі вирази:
Вибачте, але ми хочемо нагадати, вам про необхідність оплатити рахунок за…
Гадаю, що це лише непорозуміння, і прошу вас надіслати чек на оплату…
Переконані, що ця заборгованість — лише недогляд і сподіваємось, що ви ліквідуєте її протягом…
Нам дуже незручно, що змушені нагадувати вам про…
Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними…
На жаль, попередні нагадування не дали бажаних наслідків…
Нам дуже прикро, але в зв’язку з наявністю кількох досі не сплачених вами рахунків ми не можемо прийняти від вас нові замовлення…
Змушені нагадати вам, що досі не отримали від вас сплаченого рахунку…
У зв’язку з тим, що ви незважаючи на наше неодноразове прохання погасити заборгованість і досі не надіслали нам сплачений чек, ми змушені призупинити виконання всіх ваших замовлень…
Я вже кілька разів письмово звертався до вас із проханням пояснити, чому ви не оплачуєте рахунків, але так і не отримав відповіді…
Шкода, але ми змушені повідомити вас про зміну системи оплати замовлень, зумовлену тим, що ви вчасно не оплатили попередніх…
Нам дуже прикро повідомляти, що в зв’язку з великою заборгованістю ваш кредит тимчасово закрито…
Усі наші намагання примусити вас сплатити борг були марними, і тому ми змушені подати позов до суду…
Якщо ви не погасите заборгованість протягом 10 днів, ми змушені будемо закрити ваш кредит…
Ваші систематичні й довготривалі затримки з оплатою рахунків та велика заборгованість нашій фірмі дає підставу серйозно подумати про розірвання контракту…
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті попереджувальні заходи, ваш борг не лише не погашений, а продовжує зростати. Тому вважаємо за необхідне попередити вас про свій намір розірвати контракт…
Нагадуємо вам, що…
Хотіли б нагадати вам про…
Доречно буде нагадати вам, що…
Вважаємо необхідним нагадати вам про…
Дозвольте нагадати, що ви…
У зв’язку з цим хочемо нагадати вам про…
Користуючись нагодою, дозвольте нагадати вам, що…
Хотіли б звернути вашу увагу на те, що…
Просимо вас звернути особливу увагу на…
При цьому слід особливо відзначити той факт, що…
Необхідно зазначити те, що…
Водночас ми звертаємо вашу увагу…
У зв’язку з цим просимо вас якомога швидше звернути увагу на проблему…
Ми б не турбували вас такими нагадуваннями, якби…
Якщо щось незрозуміло, постав запитання. Але спочатку зареєструйся
Наприклад:
Шановний пане __________________________
Гадаю, що ви мали змогу пересвідчитися в тому, що один з основних принципів роботи нашої компанії — цінувати своїх клієнтів. До вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж ______ років нашої співпраці в нас не виникало серйозних непорозумінь.
Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що ви вчасно не сплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи може й не простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.
Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати вас з цього приводу.
Залишаємось з повагою_________
(підпис)
Р. S. Щоб вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо також копії рахунків, термін оплати яких закінчився ___________.
Лист-нагадування може бути жорсткішим:
Вважаємо своїм обов’язком ще раз нагадати вам про борг, термін сплати якого закінчився ще _____. Досі ми точно виконували свою частину зобов’язань, передбачених угодою. Однак з огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів. Дуже шкода, але ми не лише не можемо прийняти
від вас нові замовлення, але й тимчасово припиняємо роботи з виконання попередніх. Запевняємо: якщо протягом __________ ви погасите заборгованість, усі ваші замовлення будуть виконані вчасно, а ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.
Повірте, нам дуже шкода, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.
Чекаємо вашої відповіді.
З щирою повагою___________
(підпис)
Уявіть, що всі делікатні нагадування та категоричні вимоги не дали жодних наслідків, і ви вирішили звернутись до суду або розірвати контракт. Повідомте про це, але постарайтесь, щоб тон і стиль листа остаточно переконали адресата в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:
Шановний___________________!
Змушений ще раз нагадати Вам, що Ваша заборгованість нашій фірмі дуже велика й складає на сьогодні__________. Враховуючи, що Ви були нашим клієнтом протягом ____________, ми намагалися зберегти нашу співпрацю й неодноразово нагадували про необхідність погасити борг, пропонуючи вигідні для Вас умови його погашення. Незважаючи на те, що Ваш борг продовжував зростати, ми на Ваше прохання двічі надавали Вам відстрочку, продовжуючи при цьому виконувати всі Ваші замовлення. Згодом ми змушені були тимчасово закрити Ваш рахунок, однак і після цього борг не було погашено. Погодьтесь, ми завжди намагалися зрозуміти Ваші проблеми, незважаючи на те, що реальних спроб вирішити це питання з Вашого боку не було.
На сьогодні, однак, Ваша заборгованість досягла_______ , а термін сплати закінчився ще _______. Ми не можемо більше поступатися інтересами фірми й змушені подати позов до суду. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї однаково неприємної для обох сторін ситуації. Сподіваємось, що Ви правильно зрозумієте нас.
З повагою___________
(підпис)
Зразок листа, в якому повідомляється про намір розірвати контракт:
Шановні панове!
Вибачте, що знову турбуємо вас, але ми не отримали жодної відповіді на наш лист від _____ . Упродовж ________ нашої співпраці ми намагались чітко дотримуватись угоди, вчасно і якісно виконувати всі ваші замовлення. На жаль, ми не бачимо відповідного дотримання зобов’язань з вашого боку й прикро вражені тим, що ваша компанія виявила таке недбале ставлення до справи. Адже, незважаючи на всі вжиті нами заходи, ви продовжуєте нехтувати своїми зобов’язаннями за контрактом_______ , що поставило під загрозу виконання нами своїх зобов’язань перед іншими партнерами.
З огляду на ситуацію, що склалася на даний момент, змушені попередити вас про свій намір розірвати контракт. У зв’язку з цим просимо прислати свого представника для виконання необхідної процедури.
Дуже шкода, що наше багатообіцяюче партнерство виявилося невдалим.
З повагою____________
(підпис)
У листах-нагадуваннях часто вживаються такі вирази:
Вибачте, але ми хочемо нагадати, вам про необхідність оплатити рахунок за…
Гадаю, що це лише непорозуміння, і прошу вас надіслати чек на оплату…
Переконані, що ця заборгованість — лише недогляд і сподіваємось, що ви ліквідуєте її протягом…
Нам дуже незручно, що змушені нагадувати вам про…
Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними…
На жаль, попередні нагадування не дали бажаних наслідків…
Нам дуже прикро, але в зв’язку з наявністю кількох досі не сплачених вами рахунків ми не можемо прийняти від вас нові замовлення…
Змушені нагадати вам, що досі не отримали від вас сплаченого рахунку…
У зв’язку з тим, що ви незважаючи на наше неодноразове прохання погасити заборгованість і досі не надіслали нам сплачений чек, ми змушені призупинити виконання всіх ваших замовлень…
Я вже кілька разів письмово звертався до вас із проханням пояснити, чому ви не оплачуєте рахунків, але так і не отримав відповіді…
Шкода, але ми змушені повідомити вас про зміну системи оплати замовлень, зумовлену тим, що ви вчасно не оплатили попередніх…
Нам дуже прикро повідомляти, що в зв’язку з великою заборгованістю ваш кредит тимчасово закрито…
Усі наші намагання примусити вас сплатити борг були марними, і тому ми змушені подати позов до суду…
Якщо ви не погасите заборгованість протягом 10 днів, ми змушені будемо закрити ваш кредит…
Ваші систематичні й довготривалі затримки з оплатою рахунків та велика заборгованість нашій фірмі дає підставу серйозно подумати про розірвання контракту…
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті попереджувальні заходи, ваш борг не лише не погашений, а продовжує зростати. Тому вважаємо за необхідне попередити вас про свій намір розірвати контракт…
Нагадуємо вам, що…
Хотіли б нагадати вам про…
Доречно буде нагадати вам, що…
Вважаємо необхідним нагадати вам про…
Дозвольте нагадати, що ви…
У зв’язку з цим хочемо нагадати вам про…
Користуючись нагодою, дозвольте нагадати вам, що…
Хотіли б звернути вашу увагу на те, що…
Просимо вас звернути особливу увагу на…
При цьому слід особливо відзначити той факт, що…
Необхідно зазначити те, що…
Водночас ми звертаємо вашу увагу…
У зв’язку з цим просимо вас якомога швидше звернути увагу на проблему…
Ми б не турбували вас такими нагадуваннями, якби…
Схожі матеріали