Правила ведення ділової кореспонденції

Дотримуючись деяких традиційних і нетрадиційних правил, можна досягти подвійної мети в діловому листуванні: вирішувати проблеми співробітництва зі своїм діловим партнером і зміцнювати особисті стосунки.

1. Золоте правило ведення ділової кореспонденції – це ввічливість, тактовність, аргументованість.
2. Лист має бути лаконічним, якщо ситуація не вимагає іншого. Інформація, викладена чітко та по суті, без зайвих слів, показує, що ви не зловживаєте чужим часом й увагою, досконало володієте мистецтвом письмового спілкування.
3. Писати треба коротко й просто, конкретно й повно викладаючи важливу інформацію чи факти, що безпосередньо стосуються справи. Уникайте багатозначності та надміру іншомовних слів. Уживання прикметників та прислівників допоможуть позбавитися непотрібної сірості, невиразності стилю, при потребі зробити офіційний лист дещо теплішим, навіть дружнім. Ввічливою, але холодною й нейтральною буде фраза: «Мені прикро, що наша зустріч не відбулася». Інакше вона буде сприйматися, якщо додати кілька прикметників і прислівників: «Мені дуже прикро, що наша довгоочікувана й така важлива зустріч не відбулася».
4. Викладайте думки логічно й послідовно, слідкуйте за способом їх втілення на папері. Наявність у тексті листа смислових абзаців значно полегшить його сприймання тим, кому він адресований. Основну увагу присвячуйте найсуттєвішому, а згодом при необхідності переходьте до другорядного.

Для цього можна скористатися такими висловами-зв’язками:
Дозвольте також …
Принагідно я хотів би …
Одночасно хочу сказати …
Крім того …
При нагоді прошу Бас …
Хочу також: зауважити, що …
Крім того, висловлюємо свої сумніви щодо …
Ми також: могли б …
Просимо також звернути особливу увагу на…
Вважаємо доцільним (за доцільне)…
Доречним буде зауваження щодо …
Не зайвим буде також згадати про …

Будьте ввічливі, адже одне недоречно вжите слово, невдало сформульоване речення можуть зіпсувати ваші стосунки, похитнути віру у вашу людську та професійну порядність. Особливо ж слід стежити за стилем вашої кореспонденції. Слова «дякую» та «вибачте» і доречно використовувані «ділові компліменти» повинні стати невід’ємними елементами вашої усної й письмової мови, як і вступний і заключний комплімент.

Орієнтуйтеся на емоційно позитивне сприйняття й взаєморозуміння.

Уникайте категоричності. Намагайтеся, щоб тон вашого листа був доброзичливим, без категорично-наказових виразів і штампів на зразок: «слід негайно вжити заходів», «вимагаємо негайно», «ка­тегорично забороняємо вам», «про виконання необхідно повідомити до…» тощо.

Уникайте заперечних форм. «Ми не можемо», «ми не погоджуємось», «я не маю наміру» — ці вислови не викличуть позитивних емоцій. Краще скористатися виразами: «Ви повинні зрозуміти, що цього разу ми не в змозі…», «Мені дуже прикро, але…», «На превеликий жаль, я не зможу…», «Ви, мабуть, передбачали ситуацію, коли ми не…» — форми стилістичного пом’якшення можуть бути дуже різні.

«Нетрадиційність» ділового стилю. У діловому спілкуванні беруть участь конкретні люди з їх особистими поглядами, емоційними й ментальними реакціями, діловими якостями. Урахування індиві­дуальних особливостей характеру адресата, варіантів вирішення проблеми, що розглядається сторонами, має суттєве значення. Йдеться, звичайно ж, не про легковажність чи несерйозність — вони вза­галі неприпустимі в сфері ділового спілкування,— а лише про справжню комунікабельність. І якщо ваш лист сприймається легко, з приємністю, то ваш партнер буде вам тільки вдячний.

Схожі матеріали