Рекламаційні листи й листи-претензїї

3985 Ділова мова
Рекламаційні листи й листи-претензії  пов’язані з над­звичайно серйозним й відповідальним боком ділових відносин — пред’явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди й виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки.

Претензії можуть бути пред’явлені з приводу най­різноманітніших — інколи дуже несподіваних — пору­шень:

— порушений термін поставки товару чи надання послуги;

— якість або кількість товару чи послуги не відповідає зазначеній в угоді;

— виявлена внутрішньотарна недостача щойно отриманого товару;

— незадовільна якість чи зовнішній вигляд упаковки тощо.

При виявлені порушень постраждала сторона має право вимагати відшкодування в той чи інший спосіб завданих збитків:

— замінити неякісний товар;

— допоставити недостачу;

— вимагати процентної знижки з вартості товару;

— сплати штрафу (пені, неустойки) тощо.

Увага: пред’явлена претензія до кількості чи якості поставленого товару повинна бути підтверджена ак­том експертизи чи іншими документами.

Однак слід пам’ятати, що обставини інколи можуть бути сильнішими за бажання вашого партнера виконати свої зобов’язання. Тому доречним буде спочатку напи­сати йому листа у формі нагадування, в якому можна висловити своє невдоволення ситуацією й сподівання на виправлення найближчим часом цього неприємного для вас обох становища.

Наприклад:

Шановні________________________________!

Нещодавно ми отримали листа, який, відверто кажучи, неприємно вразив і розчарував нас. Він написаний керівни­ком групи студентів, які тиждень тому прибули до вас для проходження виробничої практики на умовах, передбачених нашою угодою № __ від_______ .

У листі п. ______ скаржаться на незадовільні умови проживання та медичного обслуговування, зазначаючи, що вони аж ніяк не відповідають тим, які передбачені п. ___ нашої угоди. Нам дуже прикро, що ми змушені турбувати вас з такого неприємного приводу. Однак, як ви розумієте, ми відповідаємо за своїх працівників і студентів і маємо стежити за їх побутовими умовами та медичним обслуговуванням у відрядженні. Ось чому ми звертаємось до вас з вимогою поліпшити згадані умови до рівня, передбаченого п.___ нашої угоди.

Просимо вас ужити всіх необхідних заходів.

Сподіваємось, що ви не затримаєтесь з відповіддю.

З повагою_____________

(підпис)

Лист-претензія може бути делікатнішим у висловах:

Шановні ___________________!

Дякуємо вам за надіслану першу партію замовлених на­ми дитячих іграшок. Однак, на жаль, ми не можемо вис­ловити свого захоплення, оскільки їх зовнішнє оформлення (і особливо упаковка) могли бути значно кращими.

Змушені звернути вашу увагу на незадовільну якість коробок: вони виготовлені з картону дуже низької якості, занадто великі, незграбні, непривабливих тонів і зовсім не мають вигляду дитячого подарунка.

Отже, просимо вас замінити упаковки й надалі чіткіше дотримуватись всіх пунктів нашої угоди та виконувати замо­влення на належному рівні.

З повагою___________

(підпис)

Серйозний лист-рекламація із зазначенням усіх вихідних даних та штрафних санкцій може бути таким:

Шановні__________________ !

У поставленій вами партії товару, відвантаженого у вагоні №___ за залізничною накладною

№___ в рахунок контракту №____ від_________ , оплаченої нами за вашим рахунком № __ до інкасо

№_____ виявлено дефекти виробничого характеру:

1.____________________________________________ .

2.____________________________________________ .

3.____________________________________________.

Кількість неякісних одиниць у партії________

Враховуючи вищезазначене, змушені попередити вас , що сума ____________ гривень буде вирахувана з_____ % залишку за контрактом №___ .

До листа додаємо акт експертизи.

З повагою

(підпис)

У листах-претензіях широко використовуються такі мовні звороти:

Нам дуже неприємно, що…

Нас неприємно вразив той факт, що …

Шкода, що склалася така неприємна ситуація…

Ми дуже занепокоєні таким станом справ…

На жаль, ми не отримали від вас жодної відповіді на нашу пропозицію…

Це, на жаль, суперечить умовам нашої угоди…

Ми не зовсім задоволені вашим звітом…

Ми розчаровані вашою відповіддю на наш лист від…

Нас прикро вразила ваша необгрунтована відмова …

Ми не можемо погодитися з вашою думкою щодо…

Ми не схвалюємо вашої позиції щодо…

Я дуже стурбований цією несподіваною затримкою…

Будь ласка, поясніть, як стався такий неприємний випадок…

Просимо пояснити цю незрозумілу й певною мірою образли­ву для нас ситуацію…

Ми висловлюємо свій протест проти…

Змушені висловити свій рішучий протест проти…

Хочемо висловити свою принципову незгоду з вашим рішен­ням щодо…

Нам неприємно усвідомлювати, що …

Висловлюємо своє незадоволення з приводу …

Нас ніяк не задовольняє…

Ця ситуація наводить на думку про можливе дострокове розірвання угоди між нашими компаніями…

Ми здивовані вашим несподіваним рішенням…

У зв’язку з тим, що ви вчасно не розглянули питання…

Хід виконання договору починає нас непокоїти…

Якщо ви не дасте письмової відповіді до____, ми залишає­мо за собою право звернутися до суду…

Ми були дуже здивовані, не отримавши відповіді на нагаду­вання про необхідність…

Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди цьому співробітництву, яке колись було дуже плідним…

Типові мовні звороти, що вживаються в рекламаціях:

Пред ‘являємо вам рекламацію на відвантажений вами то­вар…

Надсилаємо вам претензію стосовно якості…

Надсилаємо вам претензію в зв’язку з упаковкою…

Просимо в найкоротший термін відвантажити нам нестачу з __ …

Згідно з актом експертизи №____, консерви __________ , відвантажені в вагонах №__ за залізничними наклад­ними №___ і №__, не придатні для вживання…

Просимо вас розпорядитися забракованими _________

повернути суму__ гривень…

Ви не використали герметичну упаковку і досі не відванта­жили останню партію товару…

Просимо терміново замінити браковані деталі…
Якщо щось незрозуміло, запитай. Але зпочатку зареєструйся

Ділове листування, ділова мова

Схожі матеріали