Листи-нагадування

7355 Ділова мова
Листи-нагадування, як і відмови, належать до неприємних і психологічно важких моментів ділового листування. Зміст листа, звичайно, буде залежати від конкретних умов співпраці партнерів — від делікатного нагадування до категоричної вимоги чи, навіть, судового позову, але в будь-якому випадку краще, коли неприємне для обох і сторін нагадування буде по можливості доброзичливим і залишати можливість подальшої співпраці.

Наприклад:

Шановний пане __________________________

Гадаю, що ви мали змогу пересвідчитися в тому, що один з основних принципів роботи нашої компанії — цінувати своїх клієнтів. До вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж ______ років нашої співпраці в нас не виникало серйозних непорозумінь.

Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що ви вчасно не сплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтя­жена справами людина, як Ви, інколи може й не простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати вас з цього приводу.

Залишаємось з повагою_________

(підпис)

Р. S. Щоб вам було легше зорієнтуватися в ситуації, над­силаємо також копії рахунків, термін оплати яких закінчився ___________.

Лист-нагадування може бути жорсткішим:

Вважаємо своїм обов’язком ще раз нагадати вам про борг, термін сплати якого закінчився ще _____. Досі ми точно виконували свою частину зобов’язань, передбачених угодою. Однак з огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів. Дуже шкода, але ми не лише не можемо прийняти
від вас нові замовлення, але й тимчасово припиняємо роботи з виконання попередніх. Запевняємо: якщо протягом __________ ви погасите заборгованість, усі ваші замовлення будуть виконані вчасно, а ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Повірте, нам дуже шкода, але зараз ми не бачимо іншо­го виходу з цієї ситуації.

Чекаємо вашої відповіді.

З щирою повагою___________

(підпис)

Уявіть, що всі делікатні нагадування та категоричні вимоги не дали жодних наслідків, і ви вирішили звер­нутись до суду або розірвати контракт. Повідомте про це, але постарайтесь, щоб тон і стиль листа остаточно переконали адресата в тому, що для вас це вкрай непри­ємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:

Шановний___________________!

Змушений ще раз нагадати Вам, що Ваша заборгованість нашій фірмі дуже велика й складає на сьогодні__________. Враховуючи, що Ви були нашим клієнтом протягом ____________, ми намагалися зберегти нашу співпрацю й неодноразово нагадували про необхідність погасити борг, про­понуючи вигідні для Вас умови його погашення. Незважаю­чи на те, що Ваш борг продовжував зростати, ми на Ваше прохання двічі надавали Вам відстрочку, продовжуючи при цьому виконувати всі Ваші замовлення. Згодом ми змушені були тимчасово закрити Ваш рахунок, однак і після цього борг не було погашено. Погодьтесь, ми завжди намагалися зрозуміти Ваші проблеми, незважаючи на те, що реальних спроб вирішити це питання з Вашого боку не було.

На сьогодні, однак, Ваша заборгованість досягла_______ , а термін сплати закінчився ще _______. Ми не можемо більше поступатися інтересами фірми й змушені подати позов до суду. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї однаково неприємної для обох сторін ситуації. Споді­ваємось, що Ви правильно зрозумієте нас.

З повагою___________

(підпис)

Зразок листа, в якому повідомляється про намір розір­вати контракт:

Шановні панове!

Вибачте, що знову турбуємо вас, але ми не отримали жодної відповіді на наш лист від _____ . Упродовж ________ нашої співпраці ми намагались чітко дотримуватись угоди, вчасно і якісно виконувати всі ваші замовлення. На жаль, ми не бачимо відповідного дотримання зобов’язань з ва­шого боку й прикро вражені тим, що ваша компанія вияви­ла таке недбале ставлення до справи. Адже, незважаючи на всі вжиті нами заходи, ви продовжуєте нехтувати своїми зобов’язаннями за контрактом_______ , що поставило під загрозу виконання нами своїх зобов’язань перед іншими партнерами.

З огляду на ситуацію, що склалася на даний момент, змушені попередити вас про свій намір розірвати контракт. У зв’язку з цим просимо прислати свого представника для виконання необхідної процедури.

Дуже шкода, що наше багатообіцяюче партнерство вия­вилося невдалим.

З повагою____________

(підпис)

У листах-нагадуваннях часто вживаються такі вирази:

Вибачте, але ми хочемо нагадати, вам про необхідність оп­латити рахунок за…

Гадаю, що це лише непорозуміння, і прошу вас надіслати чек на оплату…

Переконані, що ця заборгованість — лише недогляд і споді­ваємось, що ви ліквідуєте її протягом…

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати вам про…

Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними…

На жаль, попередні нагадування не дали бажаних наслід­ків…

Нам дуже прикро, але в зв’язку з наявністю кількох досі не сплачених вами рахунків ми не можемо прийняти від вас нові замовлення…

Змушені нагадати вам, що досі не отримали від вас спла­ченого рахунку…

У зв’язку з тим, що ви незважаючи на наше неодноразо­ве прохання погасити заборгованість і досі не надіслали нам сплачений чек, ми змушені призупинити виконання всіх ваших замовлень…

Я вже кілька разів письмово звертався до вас із проханням пояснити, чому ви не оплачуєте рахунків, але так і не отримав відповіді…

Шкода, але ми змушені повідомити вас про зміну системи оплати замовлень, зумовлену тим, що ви вчасно не оп­латили попередніх…

Нам дуже прикро повідомляти, що в зв’язку з великою за­боргованістю ваш кредит тимчасово закрито…

Усі наші намагання примусити вас сплатити борг були марними, і тому ми змушені подати позов до суду…

Якщо ви не погасите заборгованість протягом 10 днів, ми змушені будемо закрити ваш кредит…

Ваші систематичні й довготривалі затримки з оплатою рахунків та велика заборгованість нашій фірмі дає під­ставу серйозно подумати про розірвання контракту…

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті попе­реджувальні заходи, ваш борг не лише не погашений, а продовжує зростати. Тому вважаємо за необхідне попе­редити вас про свій намір розірвати контракт…

Нагадуємо вам, що…

Хотіли б нагадати вам про…

Доречно буде нагадати вам, що…

Вважаємо необхідним нагадати вам про…

Дозвольте нагадати, що ви…

У зв’язку з цим хочемо нагадати вам про…

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати вам, що…

Хотіли б звернути вашу увагу на те, що…

Просимо вас звернути особливу увагу на…

При цьому слід особливо відзначити той факт, що…

Необхідно зазначити те, що…

Водночас ми звертаємо вашу увагу…

У зв’язку з цим просимо вас якомога швидше звернути увагу на проблему…

Ми б не турбували вас такими нагадуваннями, якби…
Якщо щось незрозуміло, запитай. Але зпочатку зареєструйся

Ділове листування, ділова мова

Схожі матеріали