Оформлення листа закордонним партнерам

2293 Ділова мова
Першим враженням адресата про вас є враження, яке справляє зовнішній вигляд одержаного від вас листа, тому бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата! Ваш лист і за формою, і за змістом має бути конкурентноспроможним, психологічно виваженим і з першого ж погляду викликати повагу й бажання мати з вами справу. Презентабельний конверт та бланк фірми в поєднанні з акуратністю й, навпаки, несвіжий, із загнутими кутками конверт, текст, написаний на абиякому папері, кількаразово й нерівно зігнутий аркуш — це різні характеристики адресанта.

book-thumb.pngПрезентабельний бланк — це своєрідна візитна картка установи чи фірми. Його дизайн та поліграфічні якості — саме ті другорядні деталі, за якими судитимуть про престижність та респектабельність відправника. Для виготовлення фірмових бланків використовуйте лише високоякісний (ні в якому разі не крейдяний) папір.

На аркуші стандартного формату розташуйте реквізити фірми: фірмову емблему чи знак, повну назву, адресу, номери телефонів, телексів, факсів. Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів, але одним із найпоширеніших є зразок, коли назва організації-відправника подається в одному з верхніх кутів, а інші дані — у протилежному верхньому.

Можливий також інший варіант: повна назва відправника видрукувана вгорі, інші реквізити — в низу бланка: тел., факс:

Тел.: ___________________________  Факс: ____________________________

Для ведення кореспонденції установ, організацій, спільних підприємств виготовляються бланки, на яких реквізити видрукувані двома мовами: українською та англійською (німецькою, польською, російською, болгарською тощо).

Українсько-англійські бланки використовуються також для ведення ділового листування вітчизняних українських організацій із зарубіжними партнерами.

Конверт за дизайном повинен відповідати бланкові. Бажано, щоб він був виготовлений із добротного, цупкого паперу, в разі потреби здатного захистити лист від ушкоджень. Нанесені на конверт фірмовий знак та інші реквізити значно піднімуть ваш престиж в очах партнерів.

Намагайтеся надсилати листи в конвертах відповідного розміру. Якщо ж у вас немає конверта потрібного формату, подбайте про те, щоб лист не згинався більш ніж удвічі, і ні в якому разі не навхрест — тільки паралельно!

Адреса. Слід ретельно перевірити правильність написання географічних назв, а також назви фірми, прізвища (звання, посади) адресата — орфографічні помилки чи неточності титулування на конверті завжди справляють неприємне враження.

І ще одна, дуже важлива деталь: у зв’язку з уведенням у дію Правил користування послугами поштового зв’язку, які затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 1997 р. № 1446, змінено порядок адресування поштових відправлень по Україні.

Адреса одержувача пишеться внизу праворуч, відправника — вгорі ліворуч.

Послідовність відомостей така:
1.  Ім’я, по батькові, прізвище (для організацій — найменування підприємства, організацій, установи).
2.  Вулиця, номер будинку, квартири.
3.  Населений пункт.
4.  Район і область (за потреби).
5.  Країна.

Наприклад:

Індекс та адреса відправника                                                              Місце для марки

Індекс одержувача                                                                                  Адреса одержувача

На поштових відправленнях, адресованих до запитання, на абонементну скриньку або до населеного пункту, що не має назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначають повністю.
Якщо щось незрозуміло, запитай. Але зпочатку зареєструйся

закордоннi партнери, Ділове листування, ділова мова

Схожі матеріали