Організація й здійснення управлінської діяльності

3192 Ділова мова
Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, керівним персоналом  будь-якої організації, установи та їх підрозділами неможливе без належної організації ро­боти з документами.

Значення діловодства як одного з напрямків управ­лінської діяльності визначається його універсальністю, оскільки інформаційну основу роботи будь-якої уста­нови чи організації складають документи. На роботу з документами спеціалісти витрачають від 20% до 60% ро­бочого часу. Оптимізація ведення діловодства безпосе­редньо впливає на якість, оперативність, економічність функціонування апарату управління, дозволяє уникну­ти дублювання функцій, звільняє керівників від вико­нання невластивих їм функцій.

Управлінська інформація — це інформація, яка вико­ристовується установами, підприємствами, організа­ціями з метою управління їх діяльністю, діяльністю галузей, економіки країни в цілому.

Переважна частина управлінської інформації фік­сується, оскільки тільки за таких умов її можна пере­давати, приймати, обробляти, зберігати. Матеріальним носієм фіксованої інформації є документ.

Документ — це засіб закріплення на матеріальному носієві інформації про конкретні факти, події, явища об’єктивної реальності й розумової діяльності людини.

В управлінській діяльності користуються, головним чином текстовими документами, виготовленими на папе­рових носіях (рукописні, машинописні, друкарські, створені за допомогою комп’ютерної та оргтехніки), а також документами на магнітних стрічках (аудіо- та відеозаписи), дискетах, фотоплівці. Усі матеріальні носії виристовуються для закріплення та зберігання на них мовної, звукової чи зображувальної інформації, в тому числі й у трансформованому вигляді.

Обробка документів передбачає такі види роботи:

— документування інформації;

— обробку власне інформації, яка міститься в доку­ментах;

— організацію роботи з документами;

— створення інформаційно-пошукової системи.

Документування — це регламентований процес запису інформації на матеріальному носієві, який забезпечує її юридичну силу.

Організація роботи з документами — це створення умов для забезпечення переміщення, пошуку, збері­гання документів у діловодстві.

Інформаційно-пошукова система — це документи, створені в результаті діяльності певного органа уп­равління, довідковий апарат до нього, методи й спо­соби їх обробки й використання.

Діловодство — це частина управлінської інформаційно-пошукової системи, яка об’єднує діяльність з питань документування, обробки й організації роботи з доку­ментами в процесі здійснення управлінських функцій.

У сфері діловодства, такими чином, обробляються не всі документи, а тільки ті, що використовуються в про­цесі управління.

Діловодство, в свою чергу, належить до гнучких документографічних інформаційно-пошукових систем, ос­кільки пошук у ньому здійснюється за приблизними з точки зору змісту документа, але повністю формалізованими ознаками, а інформаційні сукупності добираються, як правило, з нерегламентованим змістом.

Розподіл праці в управлінні зумовив наявність ос­новних і спеціальних функцій управління. Основні фун­кції — планування, організація, координація, контроль тощо — притаманні всім органам управління, у той час як спеціальні функції — постачання, облік, фінансування тощо — у роботі органу управління можуть бути присут­німи в повній мірі, частково або ж бути зовсім відсутніми.

Основні й спеціальні функції органів управління складають, відповідно, основу двох груп документів і ти­пів діловодства — адміністративного й спеціалізованого.

Адміністративне діловодство — це організація роботи з документами, пов’язаними з виконанням основних управлінських функцій.

В адміністративному діловодстві можна виділити такі основні комплекси документації:

1. Організаційно-правова документація.

2. Інформаційно-довідкова й аналітична документа­ція.

3. Планова документація.

4. Звітна документація.

5. Документація щодо особового складу.

6. Документація з документаційного та інформацій­ного забезпечення діяльності установ.

Спеціалізоване діловодство пов’язане з виконанням спеціальних управлінських функцій. Воно відріз­няється номенклатурою й формою документів, пра­вилами їх обробки, зберігання тощо.

Основними комплексами такої документації для ус­танов будуть:

1. Фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність).

2. Документація з матеріально-технічного забезпечення.

3. Договірна документація.

До спеціалізованого діловодства належать також галузеві (відомчі) комплекси документації (медичні, військові тощо).

Ці системи документації як сукупність документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначен­ня, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх офор­млення лежать в основі форм організації діловодства, яке може бути централізованим, змішаним і децентралізованим.
Якщо щось незрозуміло, запитай. Але зпочатку зареєструйся

діловодство, ділова мова, управлінська діяльность

Схожі матеріали