Відповіді на листи-претензії і листи-рекламації

5235 Ділова мова
Перш ніж відповідати на лист-претензію чи лист-рекламацію, уважно проаналізуйте ситуацію, з’ясуйте шляхи взаємовигідного вирішення проблеми, тому що наш партнер, як і ви, зайнятий пошуком оптимального варіанта вирішення питання. Відповідати за принципом і іуб за зуб» буде абсолютно недоречним — це не до­поможе з’ясувати непорозуміння, а навпаки, поглибить ізаємну недовіру, неприязнь, може покласти початок розриву вашої співпраці. Тому при відповіді на такі лис-іи найважливішою умовою успішного вирішення всіх проблем буде ваша ввічливість, тактовність, конструк-іивність. Не зайвим буде пояснити партнеру ваші про­блеми й причини, які спричинили непорозуміння.

Шановні________________________!

Ваш лист за №____ від ______ викликав у нас здивування з приводу звинувачення та претензії за затримку передання вам технічної документації. Ми розуміємо, що ситуація вкрай неприємна для нас, і для вас і вимагає з’ясування.

Перш за все ми знімаємо з себе вину за згадану затримку й хочемо нагадати обставини, за яких це сталося. Згідно з п.___ нашої угоди технічну документацію необхідно передати протягом ____ з дня відкриття вами на нашу користь безвідкличного акредитиву на суму ___ гривень. Крайнім терміном відкриття акредитиву було визначено ____. Однак ви порушили зобов’язання й запізнилися на ___ днів. Гадаємо ви розумієте, що саме це порушення вами угоди й зу­мовило затримку передачі технічної документації.

Враховуючи вищесказане, вважаємо ваші звинувачення безпідставними і просимо відкликати претензію. Технічна документація буде передана до _____ .

З повагою

(підпис)

У відповідях на листи-претензії та рекламації часто вживаються такі звороти:

Якщо ви погоджуєтесь з висунутими звинувачення­ми, пред’явленою претензією:

Розуміємо вашу стурбованість з приводу…

Нам дуже прикро, що змусили вас хвилюватися через…

Вибачте, що завдали вам клопоту з…

Просимо вибачення за зайві хвилювання з приводу…

Просимо врахувати, що в нас виникли серйозні труднощі…

Ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що…

Це сталося через те, що…

Затримка у виконанні замовлення значною мірою зумовлена тим, що…

Ми визнаємо свою провину (вину)…

Просимо вибачення за цю прикру помилку, що завдала вам стільки клопоту…

Ми робимо все можливе для завершення всіх робіт у перед­бачений контрактом термін…

Ми намагатимемось вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації…

Якщо вважаєте претензію безпідставною:

Ми дуже здивовані вашими звинуваченнями щодо…

Ми були прикро здивовані пред’явленою нам претензією…

Не можемо погодитися з вашими звинуваченнями з приводу…

Вважаємо ваші звинувачення безпідставними…

Ми були прикро здивовані вашою безпідставною крити­кою…

Ми відхиляємо вашу претензію…

Знімаємо з себе відповідальність за затримку … і хочемо нагадати обставини, за яких вона сталася…

Вважаємо, що затримка в передачі технічної документації сталася не з нашої вини…

Ми змушені були затримати передачу робочих креслень, оскільки ви на_____ днів запізнилися з оплатою попе­редніх робіт…

Оскільки поломка сталася через порушення інструкції з техніки експлуатації, ми відхиляємо ваші претензії що­до якості роботи генераторів…

Приховуючи все сказане вище, вважаємо ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію…
Якщо щось незрозуміло, запитай. Але зпочатку зареєструйся

Ділове листування, ділова мова

Схожі матеріали